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Optimiert in die Zukunft

von Andy Roth

Wer kennt es nicht, die ständige (Selbst-)Optimierung im Alltag: Schon morgens beim Zähneputzen ein flüchtiger Blick in die Wetter-App, ob man es mit dem Velo noch vor dem Regen ins Office schafft. Im Hintergrund laufen die News im Radio und hätte man nochmals zwei zusätzliche Hände, man würde gleichzeitig bereits seine Schuhe binden. Wobei das – als Fallback-Szenario – auch beim Warten auf den Lift noch passieren könnte.

Im Office angekommen, geht’s so weiter: Kaffee beziehen, den Computer starten, währenddessen mit der Kollegin rasch die Deadlines besprechen – und gleich noch einen Zeitungsartikel einscannen. Ist Selbstoptimierung ein Weg zum Erfolg? 

Bandbreite oder Direktzugriff?

Prozesse optimieren, alles schlanker und straffer organisieren, um möglichst keine produktive Zeit zu verlieren –  das macht betriebswirtschaftlich Sinn. Aber Hand aufs Herz: Weshalb verliert man im Alltag viel Zeit? Weil die Bandbreite nicht mehr Durchfluss erlaubt? Oder eher weil ich meine Arbeitshilfsmittel nicht gut gewartet und stets griffbereit habe? Arbeitshilfsmittel sind bei uns nicht nur Devices und Peripherie, sondern auch Informationen, Wissen und Methoden. Und auf diese wollen wir möglichst direkt zugreifen. Suchen kostet Zeit – viel zu viel Zeit. Selbst fürs Googlen gibt es eine handvoll Tricks, um schneller zu den gewünschten Resultate zu kommen.

Mit Karten organisiert

Seit einiger Zeit nutzen wir in der Agentur die Projektmanagement-Software Trello. Das Tool basiert auf der Kanban-Methode und hilft uns, stets den Überblick über alle Arbeitspakete eines Mandats zu haben. Das Tool ist simpel, selbsterklärend und visuell ausgerichtet. Es lässt sich beinahe jeden Workflow darin abbilden. Einzelne Tasks werden als Karten erfasst und mit Zusatzinformationen wie einer Checkliste oder Zuständigkeiten ergänzt. So ist jederzeit und ortsunabhängig ersichtlich, wer was bis wann erledigen wird. Oder hätte sollen. Grundsätzlich organisieren sich die Mitarbeitenden eines Mandats selbst auf dem Trello-Board, aber es funktioniert auch Top-Down, indem Tasks einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden. Erweiterungen und Schnittstellen zu anderen Applikationen machen das Tool besonders interessant für individuelle Arbeitsabläufe. So haben wir mit der Panta.Card eine Maske für alle nötigen Tasks und Informationen für Printproduktionen entwickelt – inklusive Ordnungsmöglichkeiten nach Seitenzahlen und Kostenübersicht.

Rethink Workflows

Bevor Prozesse, Workflows und interne Projektregeln aufs Trello-Board kommen, sollte man sie überdenken. Können wir in Zukunft Abläufe vereinfachen? Beim spielerischen Ausprobieren merkt man schnell, was im Flow ist – und was nicht. So ist das “Aufsetzen” eines Trello-Boards mitunter ein eigener Prozess – aber einer, der nachhaltig für Optimierung sorgt und Prozesse von unnötigem Ballast befreit. Tools können schliesslich immer nur so gut sein, wie ihre Nutzer*innen.

Wissen an (s)einem Ort

Wer sich nicht in den mühsamen Optimierungsprozess wagen will, ist versucht an der guten alten Excel-Liste fest zu halten. Das Trello-Board bringt als entry point entscheidende Vorteile, die sich gerade im Lockdown sehr bezahlt machen: Sämtliche Arbeitsgrundlagen sind auf dem Board zu finden. Ideen und Notizen können 24/7 hinterlegt – und abgerufen – werden. Der Status jedes Arbeitspaketes ist in der Steuerungszentrale für Projektleitende ersichtlich für alle, die eine Berechtigung haben. So können sich auch Vorgesetzte jederzeit vergewissern, wer woran arbeitet und wie weit er schon vorangekommen ist. Der Austausch zu einzelnen Task ist kontextorientiert, nämlich genau dort, wo’s passiert statt in zig E-Mails. Sind Kunden mit an Board, entfällt allenfalls das zeitintensive Reporting: Der Status ist nachgeführt in Realtime. Ergebnisse sind ebenfalls festgehalten.

Der nächste Schritt

In der aktuellen Lage arbeiten viele von zuhause und nutzen teilweise das erste Mal neue Tools. Kaum überraschend: aber wer’s vorher nicht schon aufgesetzt und trainiert hat, muss unter erschwerten Support- und Wissenstransfer-Bedingungen einen grossen Initialaufwand leisten. Neue Organisationsformen und angepasste innerbetriebliche Abläufe haben in den letzten Wochen an Bedeutung gewonnen. Betriebe und Teams in verschiedenen Grössen improvisieren. Gut, dass wir schon Trello-erprobt sind. Unser Wissen geben wir gerne weiter und holen Sie mit aufs Board. Trotz Digitalisierung und Optimierung beginnen erfolgreiche Projekte bei uns oft ganz analog – mit einem gemeinsamen Kaffee.

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